Um die Ungereimtheiten über den (Transport-)Nachweis von mehrwertsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen zu reduzieren, werden ab dem 1. Januar 2020 innerhalb der Europäischen Union einheitliche Regeln eingeführt.
Text: Kaatje Bondewel, RSM Belgium
Als innergemeinschaftliche Lieferung wird ein Steuerbefreiungstatbestand des Umsatzsteuerrechts bezeichnet, nachdem eine grenzüberschreitende Lieferung an eine umsatzsteuerpflichtige Person innerhalb der Europäischen Union von der Umsatzsteuer im Staat des Beginns des Transports steuerfrei gestellt wird. Allerdings ist die Steuerfreiheit an Bedingungen geknüpft. Bislang verlangt die belgische Mehrwertsteuergesetzgebung, dass der Verkäufer jederzeit im Besitz aller Dokumente ist, die die Echtheit der Sendung oder des Transports der Waren (außerhalb von Belgien) belegen.
Zu diesen Dokumenten gehören Verträge, Bestellungen, Transportdokumente und Zahlungsbelege. Seit 2016 akzeptieren die belgischen Steuerbehörden auch das „Zieldokument“ als Nachweis für den Versand von Waren von einem Mitgliedstaat in einen anderen. Ab dem 1. Januar 2020 gilt die folgende Unterscheidung:
Der Lieferant organisiert den Transport
Wurde die Ware von oder im Auftrag des Lieferanten befördert, kann dieser nachweisen, dass die innergemeinschaftliche Lieferung von der Mehrwertsteuer befreit ist, wenn er mindestens Folgendes besitzt:
- zwei nicht widersprüchliche Nachweise aus der Liste a) (weiter unten im Text), die von zwei voneinander unabhängigen Parteien ausgestellt wurden,
- oder ein Element aus der Liste b) (weiter unten im Text) zusammen mit einem nicht widersprüchlichen Element aus der Liste a), die die Beförderung oder Lieferung bestätigen, ausgestellt von zwei voneinander unabhängigen Parteien.
Der Käufer organisiert den Transport
Wurde die Ware vom oder im Namen des Käufers befördert, kann der Verkäufer die Anwendung der Mehrwertsteuerbefreiung auf die innergemeinschaftliche Lieferung begründen, wenn er Folgendes besitzt: eine schriftliche Erklärung des Kunden, dass die Ware vom Kunden oder von einem Dritten im Namen des Kunden befördert oder geliefert wurde und dass sich diese Erklärung auf den Bestimmungsmitgliedstaat bezieht („Zieldokument“), sowie die folgenden Dokumente:
- zwei nicht widersprüchliche Nachweise aus der Liste a), die von zwei voneinander unabhängigen Parteien, dem Verkäufer und dem Käufer, ausgestellt wurden, oder
- ein Element aus der Liste b) zusammen mit einem nicht widersprüchlichen Nachweis aus der Liste a), die den Transport oder die Lieferung bestätigen und von zwei voneinander unabhängigen Parteien, vom Verkäufer und vom Käufer, ausgestellt wurden.
Listen mit Nachweisdokumenten
Liste a): Dokumente, die sich auf den Transport oder die Beförderung von Gütern beziehen, wie z. B. ein unterschriebener Frachtbrief (CMR), ein Konnossement, eine Luftfrachtrechnung oder eine Speditionsrechnung.
Liste b): Die folgenden Dokumente gelten als Nachweis:
- Eine Versicherungspolice für den Transport oder den Versand von Waren oder Bankdokumente, die die Zahlung für den Transport oder den Versand der Waren belegen.
- Von einer Behörde, wie beispielsweise einem Notar, ausgestellte amtliche Dokumente, die den Eingang der Waren im Bestimmungsmitgliedstaat bestätigen.
- Ein von einem Lagerhalter im Bestimmungsmitgliedstaat ausgestellter Zahlungsbeleg, der die Lagerung der Waren in diesem Mitgliedstaat bestätigt.
Zusätzlich zum Transportnachweis müssen die Lieferanten auch die Gültigkeit der vom Kunden angegebenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die tatsächliche Zugehörigkeit zum Käufer überprüfen.
Sanktionen
Wenn im Falle einer Umsatzsteuerprüfung keine ausreichenden Beweise für die Beförderung (oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden) vorliegen, wird die Umsatzsteuer auf die Transaktion fällig (Normalsatz von 21%), erhöht um Geldbußen (10% des Gesamtbetrags der fälligen Umsatzsteuer) und Verzugszinsen (9,6% pro Jahr auf die fällige Umsatzsteuer).
Nichteinhaltung wird teuer
Die Nichteinhaltung der oben genannten Anforderungen kann erhebliche finanzielle Folgen (in Bezug auf den Geldfluss) haben. RSM Belgium empfiehlt, die bestehenden Verfahren zu überprüfen, um die erforderlichen Nachweise zu erhalten und zukünftige Änderungen in den kommenden Monaten im Voraus zu planen. Das RSM Belgium Steuerteam gibt weitere Informationen zu diesem Thema und bietet Unterstützung bei der Überprüfung des Nachweises von innergemeinschaftlichen Lieferungen.